കേരളത്തിലെ സ്വകാര്യ എയ്ഡഡ് വിദ്യാലയങ്ങളിലെ ജീവനക്കാരുടെ നിയമനാംഗീകാര നടപടികള്‍,സര്‍ക്കാര്‍ /എയ്ഡഡ് സ്കൂളുകളിലെ തസ്തിക നിര്‍ണ്ണയം എന്നിവ ഓണ്‍ലൈനായി നടത്തുന്നതിന് പൊതു വിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പ് കൈറ്റ് മുഖേന തുടങ്ങിയ സോഫ്റ്റ്‌വെയറാണ് സമന്വയ. സമന്വയ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ ഒരു ഫയല്‍ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം മാത്രമാണ്.നിയമനാംഗീകാരം നല്‍കാമോ അതോ നിരസിക്കാമോ എന്ന തീരുമാനം ഈ അപ്ലിക്കേഷനില്‍ ലഭ്യമല്ല.അതുപോലെത്തന്നെ എത്ര തസ്തികകള്‍,ഡിവിഷനുകള്‍ എന്നിവ അനുവദനീയമാണ് എന്ന് കാണിക്കുക മാത്രമേ ഉള്ളൂ.തീരുമാനം ഓഫീസറുടെ ആയിരിക്കും.
മാനേജര്‍,എ.ഇ.ഒ,ഡി.ഇ.ഒ,ഈ ഓഫീസുകളിലെ എയ്ഡഡ് സ്കൂള്‍ വിഭാഗം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നവര്‍,,ഡി.ഡി.ഇ,ഡി.പി.ഐ ,കൈറ്റ് അഡ്മിന്‍ എന്നിവര്‍
വിന്‍ഡോസ്,ഉബൂണ്ടു എന്നിങ്ങനെ ഓപ്പറേറ്റിങ്ങ് സിസ്റ്റം ബാധകമല്ലാതെ ഇത് പ്രവര്‍ത്തിക്കും.ഫയര്‍ഫോക്സ്, ഗൂഗിള്‍ ക്രോം എന്നീ ബ്രൗസറുകളുടെ അപ്ഡേറ്റഡ് വേര്‍ഷനുകളില്‍ ഇത് പ്രവര്‍ത്തിക്കും.
മാനേജര്‍മാര്‍ക്കുള്ള യൂസര്‍ ഐ.ഡി.യും പാസ്‌വേഡും അതാത് ജില്ലാ ഉപജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസര്‍മാരാണ് അനുവദിക്കേണ്ടത്.ഇന്‍ഡിവിഡ്വല്‍ പ്രൈമറി മാനേജര്‍മാര്‍ക്ക് ഉപജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസര്‍മാരും മറ്റെല്ലാ മാനേജര്‍മാര്‍ക്കും ജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസറും ആണ് അനുവദിക്കേണ്ടത്.കോര്‍പ്പറേറ്റ് മാനേജര്‍മാര്‍ക്ക് അവരുടെ വിലാസത്തിലെ ആസ്ഥാനം നില്‍ക്കുന്ന സ്ഥലത്തെ ജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസറാണ് യൂസര്‍ ഐ.ഡി.യും പാസ്‌വേഡും അനുവദിക്കുക.മാനേജര്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ ആകെ സമര്‍പ്പിച്ച നിയമനാംഗീകാര അപേക്ഷകള്‍, അതില്‍ അംഗീകരിച്ചവ,നിരസിച്ചവ,പെന്‍ഡിങ്ങ്,അപൂര്‍ണ്ണമായി സമര്‍പ്പിച്ചവ,ആകെ എന്നിവ കാണാം.പുതിയ അപേക്ഷ നല്‍കാനും കഴിയും. മാനേജര്‍മാര്‍ നിയമനാംഗീകാര അപേക്ഷകള്‍ സമര്‍പ്പിക്കുമ്പോള്‍ നിയമനാര്‍ത്ഥിയുടെ അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കി,നിയമനഉത്തരവ്, യോഗ്യതാ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍,മറ്റ് പ്രധാന രേഖകള്‍ എന്നിവ ഓണ്‍ലാനായി അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യണം.
സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യുന്ന കുട്ടികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ക്കനുസരിച്ചാണ് തസ്തികകള്‍ കണക്കാക്കുന്നത്.ആറാം പ്രവൃത്തിദിനം കണക്കെടുപ്പ് കഴിഞ്ഞാല്‍ സംസ്ഥാനത്തെ ആകെ ഡാറ്റ കൈറ്റ് അധികൃതര്‍ ഫ്രീസ് ചെയ്ത് സമന്വയയിലേക്ക് കൈമാറും. ഈ എണ്ണത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് ഡിവിഷനുകളും തസ്തികകളും അനുവദിക്കുക. ഇതിനായി സ്കൂള്‍ പ്രധാനാദ്ധ്യാപകര്‍ സമ്പൂര്‍ണ്ണയിലെ യൂസര്‍ ഐ.ഡി.യും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന്‍ ചെയ്യുകയും ,ആറാം പ്രവ‍ൃത്തിദിനത്തിലെ എണ്ണം ഒത്തുനോക്കി ഉറപ്പുവരുത്തുകയും തുടര്‍ന്ന് സ്റ്റാഫ് വിവരങ്ങള്‍ ,കെട്ടിടങ്ങളുടെ വിവരങ്ങള്‍ എന്നിവ സംബന്ധിച്ച രേഖപ്പെടുത്തലുകള്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കി അപേക്ഷ സമര്‍പ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.ഈ അപേക്ഷ നേരത്തെ നിയമനാംഗീകാരം പരിഗണിച്ച അതേ രീതിയില്‍ ഓഫീസുകളില്‍ എത്തുകയും ആ ഫയലില്‍ തീരുമാനമാകുകയും ചെയ്യുന്നു.ക്ലര്‍ക്ക്,സൂപ്രണ്ട്,പി.എ,ഡി.ഇ.ഒ എന്നിവരിലെത്തുന്ന ഫയല്‍ എല്ലാവരും പരിശേധിക്കുകയും തീരുമാനമെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.ഓഫീസര്‍ തീരുമാനമെടുക്കുന്നതോടെ ഉത്തരവാകുകയും ഫയല്‍ അവസാനിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.തുടര്‍ന്ന് നടക്കുന്ന തസ്തികനിര്‍ണ്ണയ ഫയലുകളുടെ പരിശോധന,അപ്പീല്‍ എന്നിവയും ഈ സംവിധാനത്തിലൂടെയാണ് നടക്കുക.